7 tipů pro plánování dovolené

Ať už chtějí zaměstnanci v létě k moři nebo v zimě do hor, v obou případech se vyplatí dovolenou rozumně naplánovat. Jinak hrozí, že všechny na pracovišti potká hodně stresu a ve výsledku si dovolenou nemusí kvůli práci tolik užít. S těmito zlatými tipy můžete jako plánovač bezstarostně zvládnout každé období náročnější na dovolené.

1. Začněte včas

Začít včas je nejdůležitější. Oznamte lhůtu pro podání žádosti o dovolenou. Ideální čas je několik měsíců před dobou, kdy zaměstnanci nejvíce chodí na dovolenou. Po obdržení všech žádostí můžete začít s rozvržením plánování dovolené. Když začnete s předstihem, budete moci splnit co nejvíce požadavků a přitom udržet podnik v chodu.

2. Odhad potřebné kapacity

Období dovolené je často spojeno s nárůstem (rekreační sektor) nebo s poklesem (stavebnictví) ve výši práce. Proveďte dobrý odhad požadované práce v předstihu na základě pracovní zátěže předchozích let.

3. Identifikujte překážky

Začněte tím, že si vyplníte základní harmonogram podle množství a dat termínů dovolených. Měli byste si tak vytvořit přehledný rozpis toho, kolik lidí bude kdy chybět a kdo bude k dispozici na jejich náhradu. Ideálně při grafické projekci dat hned na první pohled uvidíte výkyvy, které bude potřeba vyřešit. Pokud budou někde zaměstnanci naopak přebývat, můžete omezit jejich práci nebo jim naplánovat sekundární úkoly, na které v tomto roce ještě nebyl prostor.

4. Omezit práci (pokud je to vhodné)

Jedním z možných řešení je omezit některé aktivity během velkých svátků. Místo abyste nahrazovali nedostatek pracovních sil, můžete místo toho omezit výrobu. Samozřejmě je to ale velmi náročné na plánování a nedá se to snadno dopředu zajistit. Alternativou může být také naplánování údržby, na kterou se jindy nemusí dostat personální kapacity.

5. Zapojte personál

Důležité je průběžně komunikovat se zaměstnanci. Nebudete schopni správně odhadnout nebo naplánovat dovolené předem, pokud nebudete mít informace od samotných zaměstnanců. Zapojte je do procesu plánování. Například s metodou samo-plánování je řešení dovolených a jejich koordinace relativně jednoduché, protože jsou zaměstnanci zvyklí podílet se na plánování.

6. Dočasné podpora

Chybí vám i tak stále zaměstnanci? Řešením může být oslovení zaměstnanců na částečný úvazek. Ti jsou často ochotni a mohou být užitečnou posilou. Dalším řešením mohou být dočasní agenturní pracovníci, případně brigádníci z řad studentů nebo seniorů.

7. Transparentní komunikace

Nezapomínejte být ohledně plánování dovolených transparentní. Postarejte se, aby se na nikoho nezapomnělo a aby byli o procesu plánování dovolených informováni všichni, ať už skrze internet nebo nástěnkou na viditelném místě. Pracovníci tak budou vědět, kdo bude kdy chybět a jak se podle toho zařídit.

Máte další otázky? Rádi vám poradíme!

Konzultanti společnosti Déhora vám mohou poskytnout odpovědi na řadu vašich otázek. Díky našim odborným znalostem podporujeme například vývoj vhodného softwarového programu pro dovolenou. Také náš pracovní workshop “Vytvoření plánu na léto” může být dobrým řešením pro optimální přípravu vaší organizace na letní období. Máte také problémy s plánovači během prázdnin? Společnost Déhora dodává také dočasné plánovače, kteří jsou okamžitě schopni převzít potřebné úkoly.

Čtěte dál

Podívejte se na další články, které by vás mohly zajímat:

Rozhovor: Zavedení samo-plánování směn se mnohonásobně vyplatí, říká Roman Urban

Plánování pracovních směn stovkám zaměstnanců ve směnném režimu je jistě náročný proces. Jak to celé může fungovat v případě samo-plánování…

Odpovídá současná práce na směny 21. století?

Anneke van de Brand, psychiatrická sestra v Nizozemí, chodila na noční směny řadu let. Pracovala po dobu sedmi po sobě…

Budoucnost pracovní doby? Flexibilita v podobě vlastního samo-plánování směn

Jde o neobyčejný koncept tzv. vlastního samo-plánování. Ten znamená, že jako zaměstnavatel dovolíte svým zaměstnancům vytvářet si vlastní pracovní plány…