S létem a související nepřítomností v práci souvisí dnes již standardní nastavení OOO neboli automatické odpovědi v nepřítomnosti tzv. „out of office“. Možná si říkáte, co na tom je? Napíši informaci o tom, že nejsem od – do v kanceláři a informaci o tom, na koho se obracet v zástupu. Nicméně dobře naformulovaná automatická odpověď může nejen informovat o Vaší nepřítomnosti, ale zároveň může posílit vztah se zákazníky, kolegy nebo partnery. Co je však nejdůležitější – automatická odpověď v nepřítomnosti odráží firemní kulturu.
Povinné náležitosti automatické odpovědi v nepřítomnosti:
- Stručná informace o tom, že nejste k dispozici
- Od kdy budete opět k zastižení, popř. kdy se dostanete k zprávám
- Kdo Vás v urgentních případech zastupuje
Tonalita odráží firemní kulturu. V praxi máme možnosti psát ve formálním duchu popřípadě neformálním.
Formální varianta se hodí spíše pro konzervativnější organizace, veřejné instituce, advokátní kanceláře, bankovní sektor. V případě volby formální varianty komunikujeme seriozněji, profesionálněji.
Méně formální varianta je vhodná pro kreativní obory, start-upy, případně firmy, kde si s klienty a partnery tykáte. Tento přístup dává najevo přátelský, neformální styl komunikace a ukazuje lidskou tvář organizace.
Tipy k automatické odpovědi
- Nastavte si OOO s dostatečným předstihem, ideálně ještě před odchodem
- Nezapomeňte na kontakt na zástupce
- V případě, že komunikujete i s klienty, kteří používají jiný jazyk – mějte automatickou odpověď v nepřítomnosti i v příslušném jazyku klientů, partnerů, kolegů
Nezapomeňte však přes všechny tipy k automatické dovolené hlavní tip související s Vašim volnem – pořádně si jej užijte!
Čtěte dál
Jak si naplno užít dovolenou?
Léto má mnoho z nás spojené s odpočinkem a letní dovolenou. Jak si nastavit dovolenou tak, aby byly dny zalité…
Well-being: Klidná dovolená bez myšlenek na práci
Letní období je spojeno zpravidla se sezonou dovolených. Zaměstnanci si plánují nepřítomnost v práci, užít si dovolenou. Jaká je však…
Neomezená dovolená: Nová éra zaměstnaneckých benefitů
Při rozhodování o výběru vhodného zaměstnavatele může hrát roli mnoho aspektů. V dnešní době se pomalu začíná rozšiřovat nabídka inovativního zaměstnaneckého…